【図解】ズボラーなゆとりを変えた「システマチック書類整理術」を公開するよ!

最近、職場の机周りの整理に目覚めたゆとり隊長。自他共に認める整理ベタだったんだけど、休日1日つぶして書類の整理・管理をシステム化したら、ものすごく良い感じになったので、備忘録を兼ねて紹介するね。

整理術を取り入れる前のゆとり

こういう整理術を語る人たちってさ。元々整理上手だったりするんだよね。だけど僕は違うよ。このまま記事を読んでいただけたらわかると思うけど、100人いたら、下から数えて1桁に入る自信があるくらい整理下手だ。周囲と比較して、明らかに机が汚い人のお役に立てるんじゃないかなと思う。

ほんの数ヶ月前の話。

もうね。やばいレベルで机周りが散らかっていた。それも当然だった。なにせ書類を処理前と処理後くらいにしか認識していなかった。おかげで、とくに処理後の書類がすごいことになっていた。足元にも普段手付かずの書類の塊がいくつもあって、気まぐれに確認してみると、1年以上も前の処理済書類だったりした。

だけどね。僕だけじゃないの。僕ほどじゃなかったかもしれないけど、僕以外にも何人かがやばい状況で、よく周囲からいじられていたんだ。仲間意識って怖いよね。よく机周りヤバイ組で「僕が最初にこの組から抜け出すぜ!」「いやいや、オレさ(笑)」なんて笑い合ったりして。そして、それはそれで楽しかったりもして(笑)

そんな中、人事異動などの関係で部屋の模様替えをするなんて話まで出てきて、もう大変。机周りヤバイ組は大慌て。無理やり書類をどこかの書庫に押し込んだり、紙袋に詰め込んで移動できる状態を急ピッチでつくるの。それで何とか乗り切った。だけどその代償は小さくなかったんだ…。

ほんの数十日前の話。

何がどこにあるかわからない。そりゃそうだ。元々整理ができていなかったのに、模様替えのおかげで、さらに書類がシャッフルされたのだ。わかるわけがない。古い書類がぐちゃぐちゃだから、新しい書類まで、今まで以上に散らかるようになってしまった。模様替えの影響で自分が使えるスペースも減少してしまい、古い「書類の塊」を放置するわけにもいかなくなった。

このままではマジでまずい。それに普段「いつでも仕事なんて辞めてやるぜ(`・ω・´)キリッ」なんていってるくせして、何かあっても、とてもじゃないけれどこのままでは辞められない。いつやるか…。今でしょ…。

 

システマチック書類整理術。

ということで乗り気ではなかったけれど、自分のためでもあるので、大掃除に着手した。貴重な休日を1日つぶした。だけどそれ以降、書類が流動的に動くようになり、手元に滞留することもなくなった。自分の中で「整理整頓」のイメージがガラッと変わり、今後私生活でも生かせそう。「我こそは机ヤバイ組の一員なり!」と思う人にとっては、価値のある時間的投資だと思うので、僕の事例を参考に、ぜひ整理整頓に取り組んでみてほしいな。

整理術の概要図。

まずは見てもらうのが手っ取り早いかな。こんな感じ。いわゆる書類の流れに合わせて書類を保管する場所を用意するというありがちな整理法なんだけど、自分の現状に合わせて、いくつか工夫をしている。基本的には最初、インボックスからはじまり、矢印に沿って、書類が流れていく。縦長の画像なので、見にくかったらごめんね。

ゆとり式書類整理術のポイント。

詳細について、1つずつ説明していこう。

点線で囲った部分が個人管理。

まず前提条件。点線で囲った場所が、僕自身が管理しなければならない部分。「ゴミ箱」あるいは「職場保存」に放り込むことができた書類は、基本的には自分自身で管理する必要はなくなる。「ゴミ箱」あるいは「職場保存」に、できるだけ早く資料を落とし込むことを目標としたシステムになっている。

原則、ファイルボックスを1つずつ使用。

個人保存、職場保存、予備スペース、ゴミ箱の4つ(※が付いている箇所)を除き、それぞれファイルボックス1つで管理を行うことを原則としている。インボックス・処理待ち・処理中・処理済・保存待ち・仮処分の6つのファイルボックスが、この整理術の中核。ファイルボックスは処分が簡単なように、紙製のものを使うことをオススメする。

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僕の場合、インボックスから保存待ちまでの5つは、すべて机上に並べ、仮処分のファイルボックスのみ足元に設置している。また「処理待ち」と「保存待ち」のファイルボックスについては、ファイルフォルダを併用し、カテゴリ分けを行っている。

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「インボックス」「処理待ち」ボックスについて

一般的な整理術では、インボックスと処置待ちは1つにして管理することが多いかもしれない。だけど僕はあえて2つに分別し、明確に区別している(理由は後述の補足)。不要な人は「インボックス」と「処理待ち」を1つのボックスにまとめてしまっても良いと思う。

インボックス

インボックスはおもに、郵便物や回覧物などを入れてもらうもので、処理を要するかどうかも未確認のものが入る。ここにある書類のうち、何かしらの処理が必要なものは「処理待ち」へ移動する。また処理は必要なく、保存すればいいものは「処理済」へ、いらないものはそのままゴミ箱へと移動する。

帰宅時には、空にすることを原則としている。たまに残しちゃうけど(苦笑)

処理待ちボックス

繰り返しになるけれど、処理待ちについては、一度何をしなければならないかを確認した上で、処理を要すると判断したもののみが入る。必要に応じて、ファイルフォルダを用いて、カテゴライズをすることにしているけれど、今のところ、それほど積極的には行っていない。この中から、処理をはじめるもの、あるいは緊急で処理しなければならないものを「処理中」に移動させる。

「処理中」ボックスについて

「処理中」のファイルボックスには、今やっている業務、あるいは今やらなければならない業務の書類が入る。処理が終わり、保存すればよいものについては、「処理済」へ移動させる。また処理は済んだが、再び時間を空けて処理しなければならないなどの事情があるときは、「処理待ち」へ戻すこともある。当然ながら、不要なものはゴミ箱行き。

「処理済」「保存待ち」ボックスについて

「処理済」と「保存待ち」の関係は、前述の「インボックス」と「処理待ち」の関係によく似ている。したがって、僕は明確に区別して使っているけれど、不要な人は1つにまとめてしまっても構わないと思う。

処理済ボックス

「処理済」のボックスは、処理が済んだ書類のうち、保存の場所、あるいは処分するかどうかも含め、まだ未定のものの置き場所だ。またインボックスに飛び込んできた書類のうち、処理は不要だが、保存しておく必要があるものもこの「処理済」のボックスに入ってくる。

保存待ちボックス

「保存待ち」のボックスは、「処理済」に置かれた書類を、ファイルフォルダを用いて、きちんとカテゴライズして保管する場所だ。ある程度まとまってきたら、しかるべき保存場所(個人保存・職場保存など)に移動させる。

「個人保存」について

「個人保存」は、「保存待ち」ボックスから流れてきた書類のうち、自身で保有しておくべきと判断したものを保存するスペースで、引き出しの一番下の段を使うことを原則としている。ただし極力少なくするように心がけ、データ化したり、できる限り職場保存(後述)に移行させたりするよう努めている。なお、個人保存と対を成す「職場保存」については、補足で説明する。

「予備スペース」「仮処分」ボックスについて

予備スペース

文字どおり、予備のスペース。分厚い資料を抱えてしまったときなど、通常の扱いが難しいとき用に、あらかじめスペースを少しだけ用意している。

「仮処分」ボックス

「仮処分」ボックスは、おそらくいらないだろうけど、今すぐ捨てるにはちょっと怖いなぁ…と感じたときに、一時的に保管しておく場所。ファイルボックス1つ分に収まらなくなったら、再度確認したうえで、処分するなり保管するなりを決定する。

 

補足事項

一応、大雑把な説明はできたんだけど、いくつか補足しておくね。全体図をもう一度ペタッとね。

「インボックス」「処理済」の役割。

前述したとおり、「インボックス」および「処理済」のボックスは、本来は不要なものかもしれない。それぞれ「処理待ち」と「保存待ち」に統合することも可能だ。

しかしあえて僕が設置しているのは、僕が生粋の「ズボラー」だと自覚しているからだ。「インボックス」と「処理済」のボックスは、どちらも次の動きが曖昧な書類たちの逃げ場となっている。この2つのボックスによって、居場所が曖昧になりがちな書類を、きちんと固定させることに成功した。

書類管理が得意な人は上記の2つのボックスはなくして、一般的によく使われる「処理前・処理中・処理後」の3段階式でもいい。だけど苦手な人は、処理前と処理後をさらに分別した5段階方式のほうが長続きしやすいと思う。

「仮処分」ボックスの役割。

僕の机周りが散らかってしまった理由の1つとして、上司や先輩から「いらないと思うものも、しばらくは保管しておいたほうがいい」という助言だった。これはもっともとだったんだけど、処分するタイミングを失ってそのまま埋もれてしまい、詳細不明の書類の塊になってしまうことも少なくなかった。

そこで考案したのが「仮処分」ボックス。ファイルボックスを1つ用意して「仮処分」ボックスとし、一杯になるまではとりあえずそこで放置し、入りきらなくなったら処分する。これによって、書類の塊が出来上がるのを防ぐ。不要な人は、これもなくしてしまってもいいかもしれない。

個人保存と職場保存の違い。

職場保存資料

「職場保存」とは、職場の共有資料をイメージしている。基本的には自分自身の管理ではなく、職場全体の管理になっている資料をいう。

以下はちょっと極論だけど、職場保存の資料については、個人の責任はない。また個人の意見を強く反映させることは難しい。それっぽく収まっていて、周囲が納得していて、自分自身もなんとなく使いこなせるなら、それでいいと割り切ることがときには大事だと思う。

個人保存資料

「個人保存」とは、文字どおり個人保有の資料をイメージしている。大きくわけて、以下の2種類が存在することになると思う。

1つ目は、自分自身の参考に保有している資料だ。つまり自分が異動や退職で職場を去るときは、そのまま持っていくか、あるいは廃棄すればいい資料。2つ目は、業務に関係する資料で、個人管理している資料。紙媒体のときもあれば、データのときもあるだろう。こちらは自分が職場を去るとき、後任の人に引き継がなければならない。

個人保存資料の扱い方。

参考資料はたくさんあってもOK。

参考資料として保有する資料については、多少膨れ上がっても構わないと思う。なぜなら、最悪すべて処分すればいいからだ。もちろん、ある程度管理をしておく必要はある。

これは僕の場合だけど、仕事には関係なくても、おもしろそうだと感じた資料はコピーやスキャンなどをして別途保管している。今の仕事をしていなければ出会わなかっただろうなぁと思うような資料って結構あるよね(`・ω・´)

業務で必要な情報は極力手放すほうが吉。

ただし後任に引き継ぐ必要がある資料については、個人管理はなるべく減らしたほうがいい。今は良くても将来異動等で職場を去るとき、苦労することになることは明快だから。

具体策としては、なるべく「職場保存」資料へと移行させていくことだ。たとえ普段は自分しか使っていなくても、職場の共有資料として誰でも見れるようにしておく。そうすることで、個人管理する場合と比較しても、自然ときれいに整理されていくし、上司や先輩から何か聞かれたときも「あのファイルに保管してあります!」の一言で済ますことができる。

「自分しかできないスキル」を持っていると評価されることもあるだろう。だけど「自分しか知らない情報」を持っているのは、面倒を生むだけだと考えたほうがいいと思う。情報は極力手放したほうが、絶対にいい。

おまけ:GTD(Getting Things Done)

今回、机周りの大掃除をしたことをきっかけに整理術に興味を抱いた僕は、Google先生にいろいろとお伺いを立てたんだけど、その際に何かと出てきたのが「GTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)」。

「ナレッジワーカー(知識労働者ないし頭脳労働者)の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを損なわないための体制作りなどが含まれる。心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すことである。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。
Wikipediaより抜粋)

GTDは書類ではなくタスクの管理手法であり、より広い観点で考えられたもののようだ。今回の記事の趣旨とは異なる部分も多いけれど、下記の書籍は軽く読み流すだけでもヒントになることがたくさん載っていた。機会があったら、ぜひ一読してほしい。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

まとめ

僕は物欲はあまり強くないけれど、整理整頓がとにかく苦手だ。身の回りのモノを整理したいと何年も前から思いつつも、なかなか実行に移せていなかった。しかしそんな僕も、仕事や私生活の両面で、やっと少しずつ変化が出てきている。意識の変化が、やっと行動に表せるようになったみたいだ。

2015年末、僕はこんなことを書いていた。

来年いっぱいでやりたいことはたくさんあるんだけど、仕事の状況に大きく左右されてしまうことは、わかりきっている。あまり無理な目標を立てるのも、僕の性格上、あまりいいとも思えないので、最低限達成したいものとして、とりあえず1つに絞った。それは所有物の整理。来年2016年は、最優先事項として、所有物の整理を行うつもりだ。
(中略)
もう少し具体的に言うと、所有物を3割程度にしたい。1週間もあれば、引越しができるような状況を目指したい。節約だけでなく、ミニマリズムの恩恵を存分に受け取りたい。節約による経済的な身軽さに加えて、ミニマリズムによる物理的な身軽さを手に入れたい。

おぉ、所有物3割とは、なかなか大きく出たな(汗)まぁあくまで目標だからね(´・ω・`)

モノを減らすというと、なんだか大変なことのように感じるかもしれない。僕自身もそうだった。今回の大掃除に関して言えば、てこ入れをするために休日を丸1日つぶした。しかしそれ以降は、仕事中の隙間時間にちょこっと行動するだけで、今のところきれいな机を維持できている。つまるところ、日々の小さな積み重ねが大事。そんな当たり前のことを、体感することが増えたように思う。

僕はエコノミニマルな暮らしという、節約とミニマリズムを融合させた暮らしを目指している。節約については、「年100万円生活」というブログタイトルからもわかるように既にある程度実行できているつもりだけど、ミニマリズムについては、現在進行形で学び、試行錯誤しているところだ。まだまだいろいろとやるべきことはあるけれど、引き続きマイペースに取り組んでいきたいと思ってるので、暖かく見守ってね(`・ω・´)♪

 


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